Modèle de quittance de loyer avec charges

Voici un modèle de quittance de loyer avec charges, à télécharger en Word ou en PDF, prêt à remplir. C’est le cas le plus courant : le locataire paie chaque mois son loyer et une provision pour charges, et la quittance doit faire apparaître les deux montants séparément. Le modèle ci-dessous respecte cette ventilation ; les points à connaître sur les charges — provision, régularisation, ce qui est récupérable — sont expliqués juste après.

Le modèle de quittance de loyer avec charges

Ce modèle est directement utilisable : reportez-y vos informations.

QUITTANCE DE LOYER

Bailleur : [nom et adresse, ou dénomination et siège de la SCI]

Locataire : [nom du locataire]

Logement : [adresse complète du logement loué]

Je soussigné(e) [bailleur], propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de [locataire] la somme de [montant total] euros au titre du loyer et des charges pour la période du [date] au [date], soit :

— Loyer : [montant] euros

— Provision pour charges : [montant] euros

— Total : [montant] euros

et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

Fait à [lieu], le [date].

Signature du bailleur

Pourquoi séparer le loyer et les charges sur la quittance ?

Parce que la loi l’impose. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 exige que la quittance distingue le montant du loyer de celui des charges. Cette ventilation n’est pas un détail de forme : elle permet au locataire de vérifier ce qu’il paie au titre des charges, et elle est indispensable le jour de la régularisation annuelle, où l’on compare les provisions versées aux charges réellement dues. Une quittance qui afficherait un montant global, sans séparer loyer et charges, serait irrégulière.

Provision ou forfait : quel type de charges ?

Deux régimes existent, et ils ne se traitent pas de la même façon. En location nue, les charges sont le plus souvent versées sous forme de provision : une estimation mensuelle, régularisée une fois par an en fonction des dépenses réelles. En location meublée, le bail peut prévoir un forfait de charges : un montant fixe, non régularisable, qui ne donne lieu ni à complément ni à remboursement. Sur la quittance, la différence est mince — on indique la somme versée au titre des charges — mais elle change tout au moment de la régularisation : le forfait ne se régularise jamais, la provision toujours.

Que doit prévoir le bail au sujet des charges ?

Le bail fixe le régime et le montant. C’est lui qui indique si les charges sont dues sous forme de provision ou de forfait, et quel montant le locataire verse chaque mois. Sans clause prévoyant des charges, le bailleur ne peut pas en réclamer : il ne pourrait alors établir qu’une quittance de loyer seul. La provision inscrite sur la quittance doit correspondre à celle du bail ; si elle s’avère durablement sous-évaluée ou surévaluée, ce n’est pas la quittance qu’on modifie, mais la provision elle-même, en accord avec le locataire ou après la régularisation.

Comment fonctionne la régularisation annuelle des charges ?

La provision est un acompte, ajusté une fois par an. En cours d’année, le locataire verse chaque mois une provision estimée, que la quittance mentionne telle quelle. En fin d’exercice, le bailleur reçoit du syndic le décompte réel des charges et le compare au total des provisions encaissées : si le locataire a trop versé, le bailleur lui rembourse la différence ; s’il n’a pas assez versé, il lui réclame le complément. Cette régularisation fait l’objet d’un décompte distinct, communiqué au locataire avec le détail par nature de charges — ce n’est pas la quittance mensuelle qui la porte.

Comment fixe-t-on la provision inscrite chaque mois ? En pratique, elle s’appuie sur les charges réelles de l’année précédente ou, pour un logement en copropriété, sur le budget prévisionnel voté et le décompte fourni par le syndic. L’objectif est qu’elle colle au plus près des dépenses attendues : une provision réaliste évite au locataire un rattrapage brutal à la régularisation, et au bailleur d’avancer des charges qu’il ne récupère qu’en fin d’année.

Quelles charges peut-on récupérer sur le locataire ?

Seulement celles que la loi autorise. Les charges récupérables — dites aussi charges locatives — sont limitativement fixées par le décret du 26 août 1987 : entretien des parties communes, eau, chauffage collectif, ascenseur, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, menues réparations, entre autres. Tout ce qui n’y figure pas reste à la charge du bailleur et ne peut pas être refacturé au locataire ni apparaître comme charge sur la quittance : les gros travaux, les honoraires de gestion, l’assurance propriétaire non occupant ou la part de charges de copropriété non récupérable, par exemple, ne se répercutent pas. Deux cas fréquents font l’objet de modèles dédiés : la quittance avec taxe d’ordures ménagères et la quittance avec entretien de la chaudière.

Les erreurs fréquentes sur une quittance avec charges

Trois pièges reviennent. Le premier est d’inscrire un montant global, loyer et charges confondus : c’est irrégulier, la ventilation est obligatoire. Le deuxième est de refacturer au locataire une dépense non récupérable en la glissant dans la ligne « charges » — une régularisation contestée peut alors se retourner contre le bailleur. Le troisième est d’oublier la régularisation annuelle : une provision encaissée pendant des années sans jamais être ajustée aux charges réelles n’est pas conforme, et le locataire est en droit d’en demander le décompte. Un modèle correct ne prémunit que contre le premier ; les deux autres relèvent de la gestion, pas du document.

Questions fréquentes

Peut-on faire une quittance sans charges ? Oui, lorsque le bail ne prévoit pas de charges ou qu’elles sont nulles : utilisez alors le modèle de quittance sans charges, qui supprime la ligne correspondante.

Faut-il indiquer les charges en provision ou en montant réel ? En provision : la quittance mensuelle reprend le montant provisionnel versé. Le montant réel n’intervient qu’à la régularisation annuelle, sur un décompte séparé.

La régularisation annuelle apparaît-elle sur la quittance ? Non. La quittance mensuelle porte la provision ; la régularisation fait l’objet d’un décompte séparé, avec le détail des charges réelles par nature.

Que faire si le locataire n’a payé que le loyer, pas les charges ? Le paiement est alors partiel : on ne délivre pas de quittance mais un reçu, comme l’explique notre page sur la quittance de loyer et les impayés.

Le détail de toutes les mentions attendues figure sur notre page des mentions obligatoires d’une quittance de loyer. Pour choisir un autre modèle selon votre situation, revenez à notre page des modèles de quittance de loyer.